Seit der Geburt des Internets ist die E-Mail das wichtigste Kommunikationsmittel. Heutzutage ist die E-Mail trotz aller Veränderungen und Fortschritte in der Technologie nach wie vor die professionellste Methode der Kommunikation. Aus diesem Grund ist die Suche nach dem besten E-Mail-Hosting-Service nach wie vor ein wichtiger Partner für alle Arten von Unternehmen.
Ob Sie es glauben oder nicht, viele Menschen nutzen immer noch täglich E-Mails. Das zeigt nur, dass unabhängig von der Branche oder Nische, der Ihr Unternehmen angehört, die E-Mail immer noch eines der wichtigsten Instrumente für Zusammenarbeit und Kommunikation ist.
Doch wie können Sie bei all den verschiedenen Anbietern von E-Mail-Hosting-Diensten, die es derzeit auf dem Markt gibt, den besten für Ihr Unternehmen auswählen? Auch wenn einige der heutigen E-Mail-Hosting-Dienste nur die grundlegendsten Funktionen bieten, finden Sie auch einige, die zusätzliche Tools wie Kalender und gemeinsame Kontakte für Ihr Unternehmen anbieten.
Lesen Sie diesen Artikel weiter, um alle wesentlichen Merkmale zu erfahren, auf die Sie bei einem Drittanbieter von E-Mail-Hosting-Diensten achten sollten:
Inhaltsverzeichnis:
Betriebszeit und Verfügbarkeit
Ihr Unternehmen kann sich heute mehr denn je keine Ausfallzeiten leisten. Denken Sie daran, dass Ihre Kunden und sogar Ihre Mitarbeiter erwarten und brauchen, dass alles jederzeit funktioniert.
Untersuchungen haben ergeben, dass etwa 80 % der Unternehmen pro Stunde Ausfallzeit bis zu 20.000 Euro verlieren können. Unnötig zu erwähnen, dass diese Ausfallzeiten erhebliche negative Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben können, und das ist etwas, das Sie sich niemals leisten können.
Nachdem Sie gelernt haben, wie wichtig E-Mails für Ihr Unternehmen sind, ist es nur sinnvoll, dass Sie den richtigen E-Mail-Host wählen, der Ihnen die Gewissheit gibt, dass Sie so weit wie möglich 100 % Betriebszeit haben. Entscheiden Sie sich für einen E-Mail-Hosting-Service, der immer für Sie verfügbar ist und Ihnen einen bemerkenswerten Prozentsatz an Betriebszeit bietet.
Die gute Nachricht ist, dass Sie auf diese Weise auch Geld sparen können, das sonst bei jedem Ausfall verloren wäre. Anstatt zu versuchen, an der falschen Stelle zu sparen, sollten Sie sich lieber für Qualität entscheiden.
Flexibilität
Der von Ihnen gewählte Hosting-Anbieter von E-Mail-Hosting-Diensten muss Ihnen auch die Kompatibilität und Flexibilität bieten, die Sie für alle Ihre Geräte benötigen. Außerdem sollte er sich nahtlos mit mobilen und Web-Apps synchronisieren lassen. Es spielt keine Rolle, wie klein oder groß Ihr Unternehmen ist, denn der sofortige Zugang zu Ihren E-Mails, Listen, Aufgaben, Kalendern und gemeinsamen Kontakten ist ein Vorteil, den Sie niemals als selbstverständlich ansehen können.
Da aber mehrere kleine Unternehmen nicht immer alle Funktionen benötigen, die ein E-Mail-Hosting-Anbieter anbieten kann, sollten sie auch die Möglichkeit haben, zu wählen, was ihr Unternehmen braucht und was nicht. Nicht alle E-Mail-Hosting-Anbieter können Ihnen dieses Maß an Flexibilität bieten. Aus diesem Grund ist es unabdingbar, auf jede einzelne Funktion zu achten und sie so ausführlich wie möglich zu bewerten.
Sicherheit
Eine der wichtigsten Eigenschaften, auf die Sie bei einem E-Mail-Hosting-Dienstanbieter achten sollten, ist wahrscheinlich die Sicherheit.
Wenn der E-Mail-Hostingdienst der Sicherheit Vorrang einräumt, können Sie sicher sein, dass die Daten und Inhalte aller Ihrer E-Mails sicher und vor allen Formen potenzieller Angriffe geschützt bleiben.
Der von Ihnen gewählte Dienst muss Ihnen auch verschiedene fortschrittliche Tools wie Anti-Malware, Anti-Spam-Filter und andere Funktionen zur Verfügung stellen, die Datenverluste verhindern können.
Vergewissern Sie sich, dass der Hosting-Anbieter auch bestimmte Regeln und Vorschriften mit Zertifikaten einhält, die das Sicherheitsniveau, das Sie erhalten, erhöhen können. Die Wahl eines Anbieters, der alle Normen erfüllt, gibt Ihnen die Gewissheit, dass sein Dienst in den Bereichen, in denen Sie arbeiten, zulässig ist.
Auch die Datensicherung fällt unter diese Kategorie. Wenn der E-Mail-Hosting-Dienst regelmäßige Backups anbietet, ist es für Sie einfacher, Ihre Daten wiederherzustellen, wenn ein Angriff aus heiterem Himmel erfolgt.
Diese einzigartige Funktion ist bei E-Mail-Hosting-Diensten mit international redundanten Servern sowie einem Team von Fachleuten, die sich mit diesem Thema befassen, verfügbar. Achten Sie darauf, dass Sie nur einen E-Mail-Hosting-Dienst wählen, der diese Option für Kunden wie Sie anbietet.
Speicherplatz
In den meisten Fällen werden E-Mails nicht nur zu Kommunikationszwecken verwendet. Gleichzeitig dienen sie auch der Zusammenarbeit und als Speicherplatz. Die beste Option ist ein E-Mail-Hosting-Service, der viel Speicherplatz bietet.
Der durchschnittliche Speicherplatz, den Sie erwarten sollten, beträgt 2 GB für jeden Nutzer. Anstatt ein überfülltes und unordentliches Postfach zu haben, muss der Anbieter, den Sie wählen, Ihnen auch die Möglichkeit geben, wichtige E-Mails zu archivieren und zu speichern. Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass Ihr Posteingang nur Ihre aktuellen Unterhaltungen enthält. In der Zwischenzeit werden alle wichtigen E-Mails in der Archivbox aufbewahrt.
Versuchen Sie, einen Hosting-Anbieter zu finden, bei dem Sie alle wichtigen Daten an einem einzigen Ort speichern können und die Möglichkeit haben, Ihre alten Nachrichten automatisch in das Archiv zu verschieben. Diese archivierten E-Mails sollten dann regelmäßig von Ihrem Hosting-Anbieter gesichert werden, um sie zu schützen und Datenverluste zu vermeiden.
Einfachheit und Unterstützung
Schließlich muss ein zuverlässiger und vertrauenswürdiger E-Mail-Hosting-Dienst Ihnen auch die Möglichkeit geben, die volle Kontrolle über alle Ihre E-Mail-Einstellungen zu haben. Außerdem muss er einfach zu bedienen sein und Ihnen bei Bedarf jederzeit Unterstützung bieten.
Vergewissern Sie sich, dass Ihr E-Mail-Hosting-Anbieter auch einen rund um die Uhr erreichbaren Support anbietet, den Sie bequem per Anruf, Chat und E-Mail erreichen können. Das ist ein Muss für kleine und große Unternehmen gleichermaßen.
Wenn Sie sich nach einem E-Mail-Hosting-Dienst umsehen, sollten Sie daran denken, dass Sie in den meisten Fällen nicht den ganzen Schnickschnack brauchen. Eine Handvoll grundlegender Funktionen ist oft mehr als genug. Achten Sie auch darauf, dass Sie Qualität über Quantität stellen.
Beachten Sie, dass es viele erschwingliche Optionen gibt, wählen Sie also mit Bedacht. Und sobald Sie einen Hoster gefunden haben, der Ihnen vollen Support und einen einfach zu bedienenden E-Mail-Service bietet, sollten Sie die Chance nicht verpassen, ihn sofort zu wählen.